Aktenzeichen

Was bedeutet Aktenzeichen?

Das Aktenzeichen steht meist oben im Brief, oft rechts neben oder unter der Anschrift. Es heißt auch „Geschäftszeichen“, „Unser Zeichen“ oder „Az.“, bei Firmen oft „Kundennummer“ oder „Vorgangsnummer“. Damit findet die Stelle deine Akte wieder.

Gib das Aktenzeichen in jeder Antwort an, am besten in der Betreffzeile. Fehlt es, bleibt dein Schreiben womöglich liegen oder wird falsch zugeordnet – ärgerlich, wenn eine Frist läuft.

Davon zu unterscheiden: Das Kassenzeichen kennzeichnet eine Zahlung und gehört bei Überweisungen in den Verwendungszweck. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt für deine Steuerakte; sie kann sich nach einem Umzug ändern. Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) hat elf Stellen und bleibt ein Leben lang gleich.

So steht es im Brief

„Bitte geben Sie bei Rückfragen stets unser Aktenzeichen an.“

Darauf solltest du achten

• Aktenzeichen genau abschreiben, mit allen Schrägstrichen, Punkten und Buchstaben.
• Bei Zahlungen das Kassenzeichen oder den angegebenen Verwendungszweck nutzen, nicht das Aktenzeichen.
• Stehen mehrere Nummern im Brief, alle angeben – das schadet nie.